Réussir sa VISIOCONFÉRENCE pour exposant

Energies+Construction – visioconférence – mode d’emploi EXPOSANTS

Introduction

Nous avons créé un système que nous voulons simple et efficace pour la mise en relation au travers du site https://www.energiesplus.be entre vous et vos prospects. Ce système est nouveau, et est en cours d’amélioration constante.
En cas de difficultés, n’hésitez pas à vous référer à cette documentation, ou à envoyer un email à visioconference-support@energiesplus.be si vous avez besoin d’aide.

Prérequis

Avant toute chose, vous devez disposer

  • D’un ordinateur, tablette ou smartphone en état de marche
  • D’une connexion suffisante à internet (une ADSL suffit, veillez à ce que le réseau que vous utilisez soit disponible au moment de la visioconférence
  • De connaissances de base en informatique afin de pouvoir gérer les interactions avec les prospects (envoi / réception de mail, téléchargement de fichiers – excell, plans, etc…)

Avertissement

Notre système de visioconférence utilise le service ZOOM (https://zoom.us).
Celui-ci a été sélectionné selon plusieurs critères, dont la simplicité de mise en place et la capacité à gérer correctement les réunions et les flux vidéo.
Si nécessaire, veuillez vérifier avec votre prestataire/fournisseur informatique qu’il n’y ait pas de protection (antivirus/firewall) qui pourrait bloquer l’utilisation de Zoom.

Utilisation du système de visioconférence

1. Utilisateurs visioconférence

Afin de pouvoir utiliser le système, vous devez choisir une ou plusieurs personne(s) qui sera(ont) en charge de la gestion des rendez-vous.
Chaque personne doit disposer d’une adresse email propre (= qui n’est pas partagée entre plusieurs personnes) qui sera liée à Zoom le temps des rendez-vous.
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Chaque personne de votre équipe utilisant la visioconférence se verra attribuer une couleur, qui sera identique tout au long du processus, afin que chacun puisse, en 1 coup d’œil, voir ce qui le concerne.

Les noms et adresses email de ces personnes doivent être communiquées à Mapcom (ou à l’adresse visioconference-support@energiesplus.be) dès que possible.

Attention : si l’une de ces adresses est déjà liée à un compte Zoom, vous recevrez un message de la part de Zoom lors de l’insertion de cette adresse dans le système, afin que vous puissiez valider l’association temporaire de votre compte à celui d’Energies+Construction.

2. Se connecter


Afin d’accéder à vos demandes de rendez-vous visioconférence, vous devez accéder à la partie protégée du site Energies+Construction qui vous est dédiée :
https://www.energiesplus.be/fr/compte-exposant
Vous arrivez alors sur cet écran :
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Il faut ici vous connecter au moyen des identifiants habituels (communiqués par Mapcom lors de votre inscription).

3. Ecran principal visioconférence


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A. L’entrée du menu par laquelle vous pouvez toujours revenir à l’écran principal de gestion des visioconférences

B. La liste des personnes pouvant participer à des rendez-vous en visioconférences (voir plus haut)

C. La liste des rendez-vous en attente de réponse de votre part. Vous pouvez

  • Accepter le rendez-vous pour l’un des membres de l’équipe
  • Refuser le rendez-vous

D. Votre planning pour les 3 jours de visioconférence.

C’est la liste des évènements prévus (ou à prévoir) qui peuvent être de 3 types :

  • Un rendez-vous en attente de confirmation/d’annulation
  • Un rendez-vous confirmé, pour lequel vous voyez les coordonnées du prospect et un lien vers la visioconférence

Chaque élément peut être supprimé à votre convenance.

E. La possibilité d’ajouter une ou plusieurs indisponibilités au planning

4. Répondre à une demande de rendez-vous


Lors d’une demande de rendez-vous, CHAQUE UTILISATEUR de votre équipe recevra un email avec la demande du prospect. Il vous suffit de vous connecter comme expliqué précédemment (ou de cliquer dans le lien de l’email) pour accéder à l’écran de gestion des visioconférences et approuver ou refuser la demande.

5. Refuser une demande



Dans le cadre « C » décrit précédemment, vous pouvez simplement cliquer sur « Décliner RDV » pour refuser le rdv. Vous, tous les membres de l’équipe et le visiteur seront avertis par email que le RDV a été annulé.
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6. Accepter une demande



De la même manière, il vous suffit de cliquer sur le nom de la personne avec qui le RDV sera confirmé pour valider la demande par email, qui vous sera envoyé ainsi qu’au visiteur pour confirmer que le RDV est accepté.
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7. Participer à la réunion



  • Une fois la demande acceptée, un email de confirmation est envoyé. Ce mail contient 3 éléments importants :
  • Un widget « calendrier » pour vous permettre d’ajouter le RDV à votre système de calendrier (compatible iCal, Outlook, Yahoo et Google Calendar)
  • Les coordonnées du visiteur et l’heure du RDV
Un lien Zoom vers la visioconférencePour démarrer la réunion, il vous suffit de cliquer sur le lien (dans le mail ou dans l’écran de visisoconférence).
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8. Gérer la réunion avec Zoom


A. Pour voir les participants à la réunion, cliquez sur participants

B. Si le visiteur est présent, il sera dans la salle d’attente. Il vous faudra l’autoriser à la réunion pour que la réunion puisse commencer.

C. Cliquez sur « Admettre » pour commencer la réunion.

D. Vous pouvez gérer le micro (activer/désactiver)

E. Vous pouvez gérer la vidéo (activer/désactiver)
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F.  Vous gérez le partage d’écran (montrer votre écran à votre interlocuteur)

G. Vous gérez la discussion textuelle (chat) (activer/désactiver)

H. Les messages de la discussion textuelle (chat)

I.  Vous pouvez envoyer un fichier à votre interlocuteur (folder, remise de prix, plan, schéma, …)
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9. Après le rendez-vous



Afin de rentabiliser le temps passé à votre RDV n’oubliez pas de
  • Récolter toutes les coordonnées / informations utiles au projet du prospect
  • Si nécessaire, refixer un RDV téléphonique ou en présentiel
  • Faire le suivi du RDV dans un futur proche (2 semaines maximum).